Règlement d'ordre intérieur

 

Organisation de la Chantanne

TABLES DES MATIERES

1.      Introduction: La Chantanne

2.      Le comité

2.1.   Rôle du comité

2.2.   Composition du comité

2.3.   Les décisions

2.4.   Elections des membres du comité

2.5.   Organisation pratique des élections

2.6.   Le choix du Président

3.      Les choristes

3.1.   Recrutement et admission

3.2.   Responsabilités et "devoirs"

3.3.   Activités

3.4.   Opinions religieuses, philosophiques et politiques

4.      La Chantanne et Internet

5.      Gestion financière, budget et tarifs

6.      Gestion de la salle de répétition

 

1.      Introduction: La Chantanne

1.1.   La Chantanne de Waterloo est une chorale mixte, fondée en 1970 à la paroisse Sainte Anne, au départ de la chorale paroissiale de l'époque. Aujourd'hui, La Chantanne a perdu son caractère de chorale paroissiale mais elle maintient des relations privilégiées avec la paroisse Sainte Anne et continue à répéter dans ses locaux.

1.2.   Ses objectifs :

  •       Offrir la possibilité aux choristes de s'exprimer par le chant au moins une fois par semaine dans l'harmonie et la beauté, dans un climat où règnent l'ouverture à l'autre et le respect et la solidarité.
  •       Offrir aux auditeurs et à ceux qui demandent une prestation à la Chantanne, des prestations de qualité dans la mesure de ses moyens.

      Soutenir des œuvres ou des associations caritatives par le bénéfice de certains concerts.

2.      Le comité

2.1.   Rôle du comité :

  •     Le rôle du comité est la gestion de la Chantanne au niveau de son organisation, de ses activités, de son budget, de son animation et du maintien des objectifs et de l'esprit "Chantanne." Le comité a donc un rôle "directeur". Il est le seul habilité à prendre toute décision relative à son activité de quelque nature que ce soit…
  •      Les options musicales ainsi que le choix du répertoire sont de l'unique responsabilité du chef de chœur, ouvert néanmoins à toute proposition. Une fois par an, le comité fait le point sur ses orientations, en se faisant l'interprète des remarques et souhaits des choristes.
  •       Des responsabilités peuvent être déléguées à des membres ne faisant pas partie du comité (sous-comité pour l’organisation de certaines activités ponctuelles, partitions, uniforme, site Internet, etc..).

 

2.2.   Composition du comité :

      Le comité est composé de huit membres remplissant ou cumulant des fonctions diverses:

  •       Le chef de chœur: Responsable de l'animation musicale et du répertoire et membre permanent.
  •       Le président: Responsable de la Chantanne au niveau juridique, responsable de la communication et de la bonne santé de la chorale.
  •       Le vice-président: Il seconde et aide le Président pour l'animation et la coordination. Il le remplace le cas échéant.
  •       Le secrétaire: Responsable administratif, il prend en charge l'ordre du jour et les PV des réunions, la mise à jour des répertoires, le courrier aux choristes ou  courrier extérieur, etc...
  •       Le trésorier: assure la gestion financière (suivi des dépenses et recettes), des subsides, des paiements, du bilan annuel. Il est le référent financier vis-à-vis des organismes bancaires et de la chorale. Il peut déléguer les écritures comptables journalières, ainsi que le suivi des cotisations etc... à un membre de la Chantanne externe au comité. Vu la complexité des démarches avec les banques, le mandat de trésorier doit si possible s'envisager dans une certaine durée.
  •       Le responsable des activités musicales
  •       Le responsable des activités externes ou extra-musicales
  •       Le responsable du recrutement et du suivi social
  •       la liste des présences
  •       la supervision du livre d'or et des archives et de la gestion du site Internet
  •       D'autres sujets ou projets adoptés par le comité.

      Les autres fonctions couvertes par les membres du comité sont

      Si un membre du comité fait défection (démission), c'est le premier suppléant qui est appelé à servir.

2.3.   Les décisions :

         Les décisions importantes concernant les choix, options, engagements, activités sont prises par le comité à main levée à la majorité simple, la voix du chef de chœur étant prépondérante en cas d'égalité des voix.

         Si des décisions à prendre concernent des personnes (nomination, éviction, exclusion,...) le vote à bulletin secret sera d'application jusqu'à ce qu'une majorité des voix se dessine.

2.4.   Elections des membres du comité :

  •       Les membres du comité sont élus par les choristes pour un mandat de trois ans à partir de la première réunion du comité suivant les élections, à l'exception du chef de chœur qui est membre permanent. Avec l'accord du comité, une prolongation de la durée du mandat est possible à 4 ou 5 ans. Au-delà de 5 années, le membre doit se représenter aux élections. Tout membre de la Chantanne peut se représenter aussi souvent qu'il le désire.
  •       Le nombre de membres sortants est cependant limité à deux, quelles que soient les circonstances, afin de conserver une bonne cohésion de l'équipe.
  •       L'élection consiste à choisir un ou deux candidats pour qu'il(s) devienne(nt) membre(s) du comité; en aucun cas pour remplir une fonction particulière dans ce comité. Il est souhaitable que toutes les voix (soprane, alto, ténor, basse) soient représentées.

2.5.   Organisation pratique des élections :

  •       Le principe des élections doit être clairement expliqué à tous les choristes dans les deux mois qui précèdent les élections, ainsi que les dates et l'heure des élections et le nom des membres sortants.
  •       L’appel aux candidats doit se faire au moins un mois avant les élections, la désignation des candidats se termine 4 heures avant le vote. Les membres sortants peuvent se représenter aussi souvent qu'ils le désirent.
  •       Les candidats doivent se présenter aux choristes le jour des élections. Ils peuvent faire campagne dans un esprit positif ou d'une façon humoristique.
  •       Le vote est fait uniquement par les choristes présents à l'élection. Aucune procuration ne sera admise. Il est secret et le bulletin mentionne le nombre de places vacantes. Le nom des candidats est clairement écrit en un lieu visible.
  •       Le dépouillement est fait par trois membres du comité restant. La proclamation des résultats donne la liste des candidats et leurs voix de préférence dans l'ordre. Les candidats non élus deviennent, de facto, suppléants jusqu'à la prochaine élection.
  •       En cas de départ en cours de mandat, le partant est remplacé par le candidat suppléant ayant eu le plus de voix lors des dernières élections. Sauf décision du comité, son mandat couvre la durée restante du membre sortant. Le comité peut décider de ne pas faire appel à un membre suppléant si cette durée est inférieure à 6 mois.

2.6.   Le choix du Président :

    La candidature du président doit d'abord être volontaire. Le président est élu par les membres du comité par vote secret, jusqu'à la fin de son mandat comme membre du comité. En cas d'égalité, le chef de chœur pourra trancher. Si une majorité simple ne se dessine pas, le Président sera désigné par ses pairs même s'il n'est pas volontaire.

      Le vice-président sera choisi par consensus.

3.      Les choristes

3.1.   Recrutement et admission :

  •       Il est plus que souhaitable de cibler le recrutement de nouveaux choristes dans la tranche d'âge 18 - 60 ans.
  •       Des jeunes de moins de 18 ans peuvent intégrer la chorale s'ils sont parents d'un choriste majeur.
  •       Les entrées et arrivées de nouveaux arrivants se déroulent maximum 2 fois par an, en septembre et en janvier.
  •       Le nouveau choriste, confié à un parrain de la même voix, est soumis à une période d'essai de six répétitions. Le chef de chœur est le seul membre habilité à prendre la décision de maintenir ou non le membre à l'essai dans la Chantanne.
  •       A chaque nouveau choriste sera remis le document: " Quelques informations pour débuter à la Chantanne "
  •       Durant la période d'essai, le nouveau choriste n'est pas soumis à la cotisation et ne reçoit pas les "partitions-papiers"

3.2.   Responsabilités et "devoirs" :

  •       Chaque choriste s'engage à être assidu aux répétitions et prestations. Cet engagement est indiqué clairement dans le document: " Quelques informations pour débuter à la Chantanne ". Cela est indispensable à la bonne marche de la chorale et à l'apprentissage des chants et des nuances souhaitées par le chef de chœur. Les absences doivent être signalées au responsable des présences. Les formulaires d'engagements aux activités et prestations doivent être rendus en temps utile et les engagements respectés.
  •       En cas de non respect des engagements vis-à-vis de la Chantanne, le comité peut prendre la décision de demander au choriste de se retirer de la chorale. La cotisation éventuelle ne sera pas remboursée. Lorsqu'un choriste manque régulièrement aux répétitions précédant une prestation, le chef de chœur peut l'inviter à ne pas y participer.
  •       Chaque membre est tenu de verser annuellement une cotisation dont le montant est fixé par le comité. Elle comprend l'assurance individuelle contre les accidents corporels et contre des dommages aux instruments de musique. Elle couvre également une part des frais administratifs, de la location de la salle de répétition, des frais de SABAM. Les nouveaux membres doivent également verser un loyer pour les anciennes partitions et pour une partie de l'uniforme.
  •       Les partitions que le nouveau choriste reçoit sont en prêt. Il sera tenu de les rendre au moment où il quittera la Chantanne définitivement ou pour une période sabbatique. La diffusion et/ou la photocopie pour des tiers est interdite pour des raisons de droit d'auteurs.

3.3.   Activités :

      Les activités extra-musicales organisées par la Chantanne ne sont jamais obligatoires pour le choriste. Il est cependant demandé d’y participer le plus régulièrement possible, ceci pour la bonne cohésion de la chorale. Les activités (souper, excursions, voyages etc...) organisées par la Chantanne doivent être ouvertes à tous les choristes et ne pas générer de problèmes financiers, ou physiques.

     Chaque activité doit spécifier explicitement à qui elle est ouverte: choristes, conjoints, familles, anciens choristes, amis et sympathisants. Les apports financiers de la Chantanne à ces activités doivent bénéficier aux choristes. Les autres accompagnateurs participent au prix plein.

 

3.4.   Opinions religieuses, philosophiques et politiques :

 

   La Chantanne de Waterloo est une chorale mixte, fondée en 1970 à la paroisse Sainte Anne, au départ de la chorale paroissiale de l'époque. Aujourd'hui, La Chantanne a perdu son caractère de chorale paroissiale mais elle maintient des relations privilégiées avec la paroisse Sainte Anne et continue à répéter dans ses locaux.

 

 

    La Chantanne étant une chorale ouverte à tous et respectueuse de tous, elle ne peut être un lieu de prosélytisme ni politique ni philosophique ni religieux. Les choristes doivent toutefois savoir que beaucoup de chants religieux font partie du répertoire et que chanter des messes de mariage, de noces d'or, de funérailles fait partie des prestations de la chorale.

 

       Les opinions exprimées par un ou des choristes n'engagent par la Chorale. le comité est garant du maintien des objectifs et de l'esprit Chantanne

 

4.      La Chantanne et Internet

 

  •       Le site est privé et les accès spécifiques selon ses catégories de visiteurs: Public - choristes - membres du comité - webmaster
  •       Le site est cogéré par le comité et le membre désigné comme webmaster.
  •       Les choristes peuvent déposer des informations sur le site dans les limites qui leur sont techniquement permises et en rapport direct avec les activités de la Chantanne et dans le seul profit de celle-ci, après accord du comité.
  •       Chaque choriste se voit attribuer un login et mot de passe pour accéder au site internet. Ce login et mot de passe lui seront communiqués par le webmaster.
  •       Chaque choriste se voit attribuer une adresse de courriel en usage privé "@chantanne.be", en liaison avec sa propre boite mail.
  •       Une adresse de courriel regroupant tous les choristes sera utilisée pour toute communication ou envoi de partitions, et ce uniquement en Bcc/cci afin d’éviter les "spams" et autres diffusions inopportunes.
  •       Utilisation des photos de la Chantanne: Sauf demande expresse d'un membre, le comité est autorisé à utiliser des photographies représentant des choristes de la Chantanne, seul ou en groupe, à des fins d'article de presse, d'affiches, de publicité ou de présentation sur le site
  •       Toute reproduction musicale ou filmée des prestations de la Chantanne est autorisée à usage privé. En aucun cas elles ne peuvent être déposées sur des sites de partages Internet ou des réseaux sociaux du WEB sans l'accord préalable du comité et du chef de chœur.

 

5.      Gestion financière, budget et tarifs :

       Ce n'est pas dans l'esprit de la Chantanne de thésauriser mais bien d'avoir une gestion clairvoyante des éventuels bénéfices qu'elle peut réaliser pour des dépenses et investissements futurs. Le trésorier, membre élu du comité, assure la gestion financière. Il est compétent pour régler les factures, les assurances, surveiller les rentrées et sorties, veiller aux rentrées des cotisations, des "cachets" etc.

 

 

        Les budgets de chaque activité sont du ressort et de l'aval du comité. Le trésorier veille au respect des budgets alloués. Le comité peut allouer des budgets d'investissement (tels podiums, sono, épiscopes, matériel)

 

6.      Gestion de la salle de répétition :

 

   Les répétitions de la Chantanne ont lieu dans la petite pyramide de l'église Sainte-Anne de Waterloo. Etant donné que les activités de la Chantanne ne sont plus considérées comme des activités paroissiales, la Chantanne est tenue de verser une location pour couvrir les frais de fonctionnement.

 

 

         Deux choristes ont la clé du local et sont responsables de l'ouverture et de la fermeture.

 

Ce document a été remis à jour ce samedi 20 août 2011 avec l'aval du comité.

 


 

 

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